2+
         
Tecnologia

Por Ingrid Marina T de C Rodrigues - 28/01/2019

Do escopo à aprovação do cliente: saiba tudo sobre a gestão de projetos

Num ambiente de desenvolvimento e criação, é imprescindível ter um profissional capacitado para liderar e organizar os processos, pois é um enorme desafio garantir a boa qualidade dos projetos do início do planejamento à aprovação do cliente.

Essa é a função do gestor de projetos, que, com experiência e profissionalismo, consegue “tirar isso de letra”. Pensando, então, em garantir que seus produtos sejam entregues com excelência, preparamos este artigo para você entender tudo sobre como funciona essa atividade, e começar 2019 com o pé direito junto da gestão perfeita! Vamos lá!?

A gestão de projetos

Trata-se de um exercício diário de diferentes práticas ou métodos que servem como um guia para o desenvolvimento da atividade, envolvendo dilemas tecnológicos e corporativos. Com uma gestão bem feita, fica mais fácil de desenvolver e ter melhor controle nas entregas, visando atender perfeitamente os objetivos da demanda e do cliente.

As práticas devem concordar com a visão da empresa e é válido comentar aqui que cada uma possui uma realidade, logo, o modelo de gestão de projetos pode variar de acordo com a sua.

O foco sempre será o cliente, porém é muito importante saber lidar e coordenar toda a equipe. Primeiramente, todos devem ter claro quais são as metas que juntos ou individualmente irão alcançar, assim como o que deverá ser resolvido no projeto. Ou seja, o gestor deve ser aquela pessoa que envolve todos os colaboradores, alinhando-os com o pedido do cliente. Além disso, ele deve se tornar um incentivador e integrador da equipe com toda a atividade, garantindo a produtividade do trabalho.

Além de cuidar das práticas, o gestor também lida com o individual, sendo que, algumas vezes, será necessário saber lidar com particularidades pessoais, tanto por parte dos colaboradores, quanto do cliente. Por isso é importante aprender a ter paciência e “jogo de cintura”, ou seja, saber usar estratégias de negociação e relacionamento, e, ainda, posicionar-se como um líder, que entusiasma e, ao mesmo tempo, comanda tudo.

Um projeto bem organizado possui, basicamente, 3 fases:

  • planejamento;
  • execução e
  • finalização.

Planejando seu escopo

A primeira fase, do planejamento, é uma das mais importantes em direção ao sucesso. A qualidade do produto final é reflexo do que foi pensado lá no início, por isso, o gestor deve começar criando um plano estratégico para alcançar as devidas soluções, o chamado Plano de Projetos.

Refere-se a um documento com todos os milestones (os marcos do projeto) registrados. É o principal trabalho do gerente de projetos, onde nele devem ser delimitadas as atividades que serão necessárias para a execução, as datas de entrega de cada milestone, quem será responsável por cada fase, entre outras definições.

Para quem ainda se sente perdido para fazer o seu plano, o PMI, Project Management Institute, é uma referência mundial neste quesito. Eles dão dicas para melhorar suas práticas e consequentemente todos os processos. O PMBOK, Project Management Body of Knowledge, deles é um catálogo cheio de conhecimentos, diretrizes e propostas para otimizar suas metodologias.

Faz também parte do planejamento discutir, junto com o cliente, quais são os erros ou inconsistências no seu produto, as reais necessidades e as suas expectativas, se é realmente possível solucionar e ter a certeza de que todos entenderam completamente o que está sendo proposto, inclusive, seu orçamento.

Esta pauta, após ser obtido um acordo, deve ser documentada com a aceitação do cliente, onde o mesmo e a empresa contratada devem possuir cada um uma cópia do registro e, ainda, se for o caso, um termo de sigilo.

Além disso, são consideradas nesta declaração as seguintes especificidades:

  • o objetivo, ou seja, que problema será solucionado;
  • os limites e restrições do mesmo;
  • as tarefas necessárias para a execução;
  • os recursos precisos até o momento da conclusão (rh, infraestrutura, hardwares e softwares);
  • o cronograma de entregas e o tempo de trabalho disponível;
  • as habilidades básicas dos colaboradores para a execução;
  • o modo de interação entre os componentes, etc.

A descrição detalhada do projeto se chama Escopo. Outra dica de gerência de projetos para criar melhor seu escopo se chama WBS, Work Breakdown Structure, em português “Estrutura Analítica de Projetos, ou EAP”. Desta forma, o gestor organiza seu escopo, bem delimitado, em forma de Mind Map, onde é possível visualizar prioridades de entrega e trabalho nas subdivisões descritas no mapa, facilitando todo o gerenciamento.

Assim, o plano do projeto se torna um guia essencial para a execução e para o controle, tanto do processo quanto da qualidade. O plano também servirá para evitar dúvidas e falhas na hora da criação, assim como possíveis atrasos.

Ele também prevê soluções para aquelas situações que podem, de alguma maneira, não dar tão certo. Todos estes fatores influenciam na qualidade do produto e na satisfação do cliente, por isso, todos os envolvidos devem ter seu acesso.

O tempo, os custos e o escopo devem também levar em conta alguns fatores de risco. E, nessa hora, é função do gestor saber prever e se antecipar aos possíveis conflitos, do produto e dos negócios, para não gerar nenhuma gravidade.

Por exemplo, uma alteração de tecnologia, ou até de colaborador, pode comprometer o cronograma e a qualidade da entrega, e nossa intenção é apenas agradar o cliente, certo? Então é muito importante aqui saber lidar com os atrasos, pois isso interfere diretamente nas suas despesas.

Resumindo, o gestor deve saber administrar o escopo, o tempo, o orçamento, a qualidade, a integração e comunicação com os colaboradores e com o cliente, os recursos, inclusive os humanos, os fatores de risco e os alcances do projeto.

Desenvolvendo

A hora da execução é a hora de “botar a mão na massa” e praticar seu espírito de liderança. É importante ressaltar com os colaboradores que cada fase tem muito valor e, também, o mesmo peso para o sucesso, onde uma depende da outra igualmente.

Para o desenvolvimento de softwares, a metodologia Scrum é superválida. Elas devem estar logicamente delineadas, como um roteiro ou um sistema que se repete, onde todos sabem o que fazer, quando fazer e “para quem passar o bastão”.

Assim, cada fase produz um deliverable, algum tipo de entrega, que deve ser desenvolvida para completar a demanda.

No Scrum, são delimitados os Sprints, que são ciclos, geralmente mensais, de cada parte do projeto. A cada Sprint, um grupo de tarefas devem ser desenvolvidas, o chamado Time Box. A metodologia Scrum consegue agilizar a gestão e ajuda a acompanhar o seu andamento.

Quanto ao acompanhamento, ou monitoramento do progresso, é necessário lembrar dos riscos e dos compromissos, e, principalmente, de produzir relatórios do status da execução para a ciência do cliente.

Também é tarefa de um líder, dar feedbacks para sua equipe e dos desempenhos pessoais de algum colaborador. É válido fazer reuniões periódicas para que todos acompanhem os processos e pensem em conjunto, para entregar algo de valor ao cliente. Às vezes, vão surgindo novos insights em meio às discussões que podem melhorar o resultado final ou a agilidade do desenvolvimento.

Da mesma forma, pode ser que, em algum momento, seu cliente altere alguma exigência no meio da execução, por isso é importante entender que os projetos são metamorfoses, ou seja, suscetíveis à modificações.

Finalizando o projeto

Finalizado o produto, antes de entregar ao cliente é extremamente significativa a sua gestão de qualidade. Para você entender o tamanho da sua importância, algumas empresas contratam colaboradores apenas para a fase de testes.

Nessa fase, é feita a verificação e a validação do software ou produto final. Porém, como dito anteriormente, as demandas são mutáveis, e, principalmente na fase de controle de qualidade, podem surgir ideias para melhorar a sua usabilidade.

A boa experiência do usuário é essencial para o sucesso, por isso é legal conferir se o produto realmente funciona ou se é agradável para o consumidor final.

O encerramento é feito a partir do “xeque-mate” do cliente, quer dizer, quando o cliente recebe a versão final revisada do produto e expõe a sua aceitação.

Para uma melhor experiência futuramente, é valioso registrar as práticas que deram certo, os progressos e os aprendizados. Assim, com muita determinação e atenção ao escopo, a gestão amadurece e seu produto se torna excelente!

Gostou desse artigo? Fale com a gente! Compartilhe também sua experiência em gestão de projetos nos comentários. Aproveite para assinar nossa newsletter. Até o próximo post.

Veja Também